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Agent administratif : quelle formation ?

Le métier d’agent administratif comprend ses spécificités. On vous parle ici des missions de l’agent administratif, de la formation qui vous amène à un poste d’agent administratif ainsi que des débouchés de la formation.

Agent ou adjoint administratif : ses missions

Un agent administratif est aussi appelé un adjoint administratif. Cette personne s’occupe de l’administration. Un agent administratif est un fonctionnaire et travaille pour l’Etat. Il peut donc travailler en Ministère ou en mairie.

Les missions de l’agent administratif sont diverses et variées, selon la structure qui l’emploie. Un agent administratif est la personne avec qui l’on échange lorsque l’on a des requêtes administratives à faire en mairie, en tant que citoyen, par exemple.

L’accueil des gens est au cœur des missions de l’agent administratif. Il ne s’agit pas de la seule et unique mission de l’agent administratif, contrairement aux idées reçues sur le côté rébarbatif du métier d’agent administratif.

Savoir accueillir les personnes

Les responsabilités de l’agent administratif au sein de son service sont concrètes. Un adjoint administratif doit savoir accueillir les personnes souhaitant avoir des informations ou être dirigées vers un service en particulier.

L’accueil est une grande partie du travail de l’agent administratif, qui se doit de représenter l’Etat en tant que fonctionnaire. La toute première personne à qui vous parlez quand vous vous rendez en mairie est probablement votre agent administratif. Celui-ci vous reçoit, écoute vos demandes, et doit être en mesure de répondre à vos questions.

Ecouter, orienter, conseiller

L’adjoint administratif vous redirige vers le service correspondant à votre requête. Dans le cas d’une petite commune avec une mairie à effectifs relativement réduits, les missions de l’agent administratif vont être très variées et pluridisciplinaires.

L’agent administratif gère également de nombreux appels téléphoniques. Il doit être disponible en tant que premier contact avec les personnes de l’extérieur, ce qui représente une grande responsabilité. Parmi les autres missions de l’adjoint administratif, celui-ci s’occupe du courrier. Il trie, range, classe, dispatche et se charge des envois.

Un tri très précis du courrier entrant est effectué afin que le bon service puisse le réceptionner. Le classement des documents est également à la charge d’un agent administratif. Complétées par quelques travaux de comptabilité et de secrétariat, les missions de l’agent administratif sont aussi soumises à une certaine pression.

Les compétences et qualités de l’agent administratif

Un agent administratif doit réunir plusieurs qualités et compétences pour occuper son poste. La compétence première de l’agent administratif est son organisation. Que ce soit pour le tri et le classement de documents, ou pour l’archivage, l’élaboration de plannings, des travaux de secrétariat ou l’utilisation des outils informatiques, l’organisation est essentielle.

Il est à notre que  de nombreux postes ont été supprimés dans ce domaine, ce qui a entraîné la diversification des tâches de chaque agent administratif.

Un adjoint administratif doit être serviable, diplomate, accueillant, souriant et disponible autant que possible pour accueillir le public et répondre au téléphone. Ses compétences sont élargies et il peut s’opérer un forme de dépassement de fonction selon les mairies.

Formation et concours agent administratif

Pour devenir agent administratif, il n’est pas essentiel d’avoir un diplôme. Le concours catégorie C d’agent administratif est obligatoire en revanche. Une fois le concours obtenu avec validation des examens écrits et des oraux, des portes s’ouvrent.

Les examens écrits conditionnent votre admissibilité à l’examen oral. Pour l’examen oral, vous êtes en situation de travail et vos aptitudes sont testées.

Il existe aussi deux types de formation spécifiques de niveau CAP ou BTS pour obtenir des compétences similaires. Par ailleurs, l’AFPA propose une formation qualifiante de 6 mois qui prépare au métier d’employé administratif et d’accueil. Cette formation est catégorie V et équivaut donc à un BEP. Ce genre de formation fait accéder rapidement à l’emploi, tout comme le concours catégorie C d’agent administratif pour la fonction publique.

Salaire et débouchés des métiers administratifs

Le salaire d’un agent administratif débutant  se situe autour de 1550 euros brut, hors primes.  En fin de carrière, un agent administratif peut gagner jusqu’à 2000 euros brut mensuels.

Tout agent administratif est un agent de la fonction publique. Ceci signifie que que s’il le souhaite, il peut passer des concours de catégorie B ou C, afin d’obtenir plus de responsabilités, après quelques années d’expérience. L’agent administratif pourra prétendre à un meilleur salaire.

Dans la fonction publique, la sécurité de l’emploi est assez appréciée ainsi que la mobilité professionnelle en interne. Un agent administratif peut passer les concours pour trouver un emploi en tant qu’attaché d’administration, bibliothécaire ou encore archiviste, des métiers administratifs intéressants.

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