Pour une raison ou pour une autre, vous avez besoin de déplacer le siège social de votre entreprise ? Vous devez donc procéder au changement d’adresse. Cette procédure peut être fastidieuse. C’est pour cette raison que nous avons rédigé cet article afin de vous aider dans votre démarche. Découvrez quelles sont les étapes pour effectuer ce changement d’adresse ainsi que les documents nécessaires. Nous avons également inclus les formalités de changement d’adresse pour une SCI.
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Plan de l'article
Le changement d’adresse d’une entreprise n’est pas une décision à prendre à la légère, car il va engendrer la modification des statuts de la société ainsi que du KBIS. À l’instar de tout changement de statut, la procédure de changement d’adresse doit être soumise à une décision à l’avance des autorités compétentes.
Pour faire simple, vous devez consulter vos statuts pour connaître quelles(s) est (sont) les autorités compétentes pour la modification de l’adresse de votre entreprise. En effet, l’organe compétent change selon la forme sociale. Par ailleurs, cela peut varier en fonction du type de changement d’adresse : dans le même département ou non.
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- Transfert au sein du même département ou d’un département voisin : Le ou les gérants de la SARL peuvent prendre la décision, sous réserve de ratification par l’assemblée générale (AG).
- Transfert en France, ailleurs que dans le même département ou dans un département limitrophe : un ou plusieurs associés représentant plus de la majorité des parts sociales peuvent décider du changement d’adresse.
Les modalités de décision du transfert de siège social sont déterminées librement par les statuts. Les organes suivants peuvent prendre la décision :
- L’assemblée générale des associés ;
- Le président ;
- Le comité de direction ;
- Tout autre organe.
Les conditions seront donc différentes d’une SAS à l’autre.
- Absence de disposition dans les statuts : les actionnaires devront voter à l’unanime la décision.
- Dispositions prévues dans les statuts : Les conditions de décision du changement d’adresse sont déterminées librement dans le statut.
La décision de transférer le siège social doit être constatée. Cela se présente souvent sous la forme d’un procès-verbal de transfert de siège social.
Il faut savoir que la procédure de transfert d’une entreprise individuelle diffère de celle d’un autoentrepreneur. Cela dépend de chaque statut juridique.
Dès que le changement d’adresse a été décidé, l’entreprise dispose d’un délai d’un mois pour publier son avis de transfert de siège social dans un journal d’annonces légales. La publication doit contenir l’ancienne adresse du siège social ainsi que la nouvelle, le but étant d’informer les tiers du changement d’adresse.
Il est également possible d’envoyer des lettres aux clients, aux fournisseurs ainsi qu’aux partenaires pour les notifier rapidement du changement de l’adresse de votre entreprise.
Les conditions de publications diffèrent en fonction du fait que le transfert ait lieu dans la juridiction du même tribunal ou concerne un autre tribunal :
- Juridiction du même tribunal : la publication du changement d’adresse doit être effectuée dans un seul journal ;
- Juridiction d’un tribunal différent : la publication doit être insérée dans deux journaux, au sein du JAL du département de départ ainsi que dans un du département d’arrivée.
Il faut savoir que le coût du transfert du siège social est plus élevé quand le siège social de l’entreprise est transféré dans un autre tribunal. De ce fait, il est bon de connaître le coût du transfert avant de procéder au changement d’adresse de la société.
Le greffe du tribunal de commerce attaché au nouveau social ou du CFE doit également être informé du changement d’adresse de l’entreprise. Cela peut être effectué par voie électronique ou par voie postale. Cette requête doit inclure les documents listés ci-dessous.
Il faut savoir que même en l’absence d’un réel transfert, l’adresse du directeur sur le Kbis doit être modifiée. Par ailleurs, il est primordial d’informer l’INSEE pour procéder au changement d’adresse. Le numéro de SIRET doit également être changé, car il indique l’emplacement géographique de votre société.
Les documents nécessaires
Il faut inclure les documents suivants dans votre requête, afin que la demande de changement d’adresse sur votre Kbis soit valide :
- La décision de transfert de siège social certifiée par le représentant légal ;
- L’attestation de publication ou l’avis publié au journal d’annonces légales ;
- Le formulaire m2 (cerfa n°11682*03 ;
- La procuration du représentant légal s’il n’a pas signé lui-même les documents ;
- Les statuts mis à jour, datés et certifiés conformes à l’original par le directeur ;
- Un justificatif d’utilisation du nouveau local tel qu’un bail commercial ou une facture d’électricité.
Note : cette procédure ne s’applique qu’au changement d’adresse des entreprises françaises en France. Elle ne s’applique pas aux entreprises situées à l’étranger ou au transfert d’entreprise en provenance de l’étranger vers la France.
Il est également important de préciser que e changement d’adresse de l’autoentrepreneur est différent. Pour ce cas de figure, il faut remplir un formulaire P2 P4 autoentrepreneur, également appelé Cerfa n°13905*04. Il doit ensuite être envoyé au CFE compétent. De ce fait, les démarches de changement d’adresse en autoentreprise sont beaucoup plus simples qu’en société.
Ci-dessous, nous décrivons plus en détail la procédure pour changer l’adresse d’une SCI.
Les formalités pour le changement d’adresse d’une SCI restent la même que pour les autres types d’entreprises. Les actionnaires de la SCI doivent appeler une réunion d’assemblée générale. Cette dernière a un caractère extraordinaire ou AGE puisque les actionnaires votent la modification des statuts et du transfert de siège social.
Convocation des associés à une AGE
Les modalités de convocation des associés sont déterminées par les statuts de la compagnie. Généralement, le directeur convoque les actionnaires quinze jours au préalable pour leur informer de la date et l’heure de l’Assemblée, ainsi que du lieu et du calendrier. La convocation doit aussi inclure l’ordre du jour de la réunion ainsi que des projets de résolution qui doivent être votés par l’Assemblée Générale.
Rapport de transfert de siège
Un procès-verbal doit être rédigé après la réunion afin d’enregistrer les discussions qui ont eu lieu pendant l’AGE et d’indiquer les décisions votées. Le PV doit inclure toutes les questions posées, les résolutions mises au vote et les résultats de ces votes. Il doit ensuite être expédié au greffe du tribunal.
Procédure de modification des statuts
Publication d’une annonce légale
Tout d’abord, il est nécessaire de publier une annonce légale à propos du transfert du siège social de la SCI afin d’informer les tiers.
Cet avis doit être publié dans un journal agréé. Il est possible de le faire auprès d’un journal spécialisé, mais également auprès d’un quotidien habilité pour ce type d’annonce.
Formulaire cerfa M2
À l’instar de toute procédure administrative, le déménagement du siège social d’une SCI incombe le remplissage d’un formulaire cerfa. Quand il s’agit de modifications dans une entreprise, c’est le cerfa M2 qu’il faut remplir.
Il est donc important que le directeur de la SCI remplisse et signe le formulaire avant de l’envoyer au centre de formalités. Par ailleurs, faites attention à éviter de faire des erreurs ou des ratures en le remplissant, car cela pourrait engendrer le rejet par le centre de formalités. Cela pourra repousser les démarches et implique l’envoi d’un nouveau dossier.
Dès que l’avis est publié et le formulaire dûment rempli et signé, l’entreprise peut commencer à constituer son dossier et à le déposer auprès du greffe afin que le changement du statut entre en vigueur.
Cette dernière étape permet d’obtenir la mise à jour du Kbis de la SCI ainsi que la nouvelle adresse du siège social.
Les documents nécessaires
Les documents nécessaires incluent les suivants :
- Un chèque pour les frais de justice
- Un exemplaire original du procès-verbal de l’ag ;
- Un formulaire M2 ;
- Un formulaire M3 s’il y a également changement de gérant. Cela peut avoir lieu si l’ancien siège social se situait à son domicile ;
- Une preuve de la publication de l’annonce légale ;
- Un justificatif de l’utilisation des nouveaux locaux ;
- Une copie des statuts à jour (certifiée par le représentant légal).
Les changements de statuts comme le déménagement du siège social peuvent souvent impliqués plusieurs allers-retours entre le greffe et vous. Il est donc bon de savoir qu’il est possible de réaliser le transfert de siège social par voie électronique si vous ne voulez pas effectuer les démarches vous-même.
Le changement d’adresse d’une entreprise est soumis à des frais de justice. Il est utile de se renseigner avant de commencer votre démarche.
N’oubliez pas d’informer vos clients, vos fournisseurs et vos partenaires de votre changement d’adresse afin qu’ils puissent vous retrouver facilement. Vous pouvez le faire en leur envoyant une lettre par voie postale ou par voie électronique.
