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Organiser une réunion – comment trouver l’hôtel qui répond aux enjeux de l’évènement ?

Trouver un endroit le plus adapté à un évènement ressemble bien souvent à un parcours du combattant, il y a nombreux critères à prendre en compte afin de répondre aux enjeux. Quand on trouve un hôtel, il faut analyser les services qu’il propose et prendre en compte tous les éléments qui vous servaient la réunion à organiser. Voici quelques règles et astuces pouvant vous aider à bien choisir l’établissement le plus adapté à vos besoins, le but c’est de garantir la réussite de votre réunion, et pour la satisfaction des participants.

Les objectifs de la réunion pour en déduire les besoins en hôtel

Avant de rechercher le prestataire, vous devez bien connaitre l’ensemble des objectifs de l’évènement que vous allez organiser. Pour une réunion, votre objectif consiste à récompenser, stimuler ou à former vos équipes ; ou présenter, définir des projets et offre de services à vos clients, ou encore établir une nouvelle stratégie ou lancer un nouveau produit et service…Vous trouverez des hôtels qui peuvent satisfaire chacun de vos besoins. Pour Trouver votre hotel, vous pouvez également passer par des intermédiaires, dans ce cas, assurez-vous que ce prestataire possède une bonne connaissance du marché dans la région. Pour votre satisfaction, prenez le temps de lui communiquer vos besoins, sans oublier les petits détails. Quant au budget, il doit s’adapter aux besoins de votre réunion. Si vous consultez les hôtels qui se spécialisent dans l’organisation de conventions, sa vocation première est donc de recevoir des groupes importants ; si vous aurez besoin de 300 chambres, alors n’hésitez pas à faire une négociation. Dans le cas contraire, rechercher un autre prestataire car les hôtels qui se spécialisent dans ce domaine n’auront pas de réels intérêts à baisser ses tarifs, sauf en périodes creuses.

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Peut-on déterminer la qualité du servie selon le classement de l’hôtel ?

Le nombre d’étoiles a une grande importance sur le confort et les services pouvant être à votre disposition ; cependant, c’est largement insuffisant. Le classement ne garantit pas totalement la qualité de service ; d’ailleurs, avec une bonne préparation ; vous pouvez organiser une très bonne réunion dans un hôtel 3 étoiles qui proposera une prestation du niveau 4 étoiles. L’expérience du prestataire dans ce domaine, la compétence de l’équipe qui prend en charge l’organisation de votre réunion ont une grande importance.  Quelle que soit l’envergure de la réunion, il est toujours nécessaire de procéder à une visite d’inspection, indispensable pour avoir un aperçu de la qualité de l’hôtel et des services proposés.

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