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Délais légaux de conservation des documents commerciaux au sein d’une entreprise ?

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Toute entreprise a l’obligation d’archiver ces documents qu’ils soient, comptables, juridiques ou sociales. En effet, tout document émis ou reçus par l’entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé durant une durée légale de conservation ; délai au cours duquel, il est possible pour l’administration peut entrepreneur des contrôles. Voici donc les principaux les délais légaux de conservation des documents commerciaux.

Qu’est ce qu’il en est en principe des durées légales de conservation spécifiques aux documents commerciaux ?

Tout d’abord, les règles applicables en matière de durée légale de conservation des archives sont établies et fixées par la loi et selon la nature et le type de documents à archiver et pour lesquels l’administration peut mener des contrôles à postériori.

Bon à savoir : Voici une liste des principaux documents commerciaux à conserver selon leur durée légale spécifiques

Documents commerciaux

Contrats commerciaux 5 ans Article L. 110-4 du Code de commerce
Contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans Article 2272 du Code civil
Correspondance commerciale (bons de commandes, bons de livraison, etc.) 10 ans
à compter de la clôture
de l’exercice comptable
Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce
Documents bancaires (relevés bancaires, talons de chèque, etc.) 5 ans Article L. 110-4 du Code de commerce
Documents établis pour le transport de marchandises 5 ans Article L. 110-4 du Code de commerce
Factures clients et/ou fournisseurs 10 ans
à compter de la clôture
de l’exercice comptable
Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce

 Documents et pièces comptables

Livres et registres comptables 10 ans
à compter de la clôture
du livre ou du registre
Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce
Pièces justificatives (bons de commande, bons de livraison ou de réception, factures, etc.) 10 ans
à compter de la clôture
de l’exercice comptable
Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce

 Documents spécifiques aux sociétés commerciales

Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) 10 ans
à compter de la clôture
de l’exercice considéré
Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce
Convocations, feuilles de présence et pouvoirs 3 ans Article L. 235-9
du Code de commerce
Ordres et registres de mouvements de titres 5 ans Article 2224 du Code civil
Rapports du gérant ou du conseil d’administration 3 ans Article L. 235-9
du Code de commerce
Rapports des commissaires aux comptes 3 ans Article L. 235-9 du Code de commerce
Registre des procès-verbaux d’assemblées et/ou de conseil d’administration 5 ans
à compter du dernier procès-verbal enregistré
Article 2224 du Code civil
Statuts, annexes et pièces modificatives 5 ans à compter de
la radiation de la société
du registre du commerce
et des sociétés
Article 2224 du Code civil

Les sanctions

Bien qu’il n’existe pas de sanction pour la non-conservation des archives d’une entreprise, des peines peuvent tout de même être applicables selon les circonstances et la nature des cas concernés. Le défaut de conservation factures originales constaté par les agents de l’administration peut être peut donner lieu à une remise en cause des déductions sur la TVA.

Pour aller plus loin, voir l’article très complet de la société Arcalys, experte en archivage physique : Durée légale de conservation des documents d’entreprise

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A propos Julien (50 Articles)
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Rédacteur depuis de nombreuses années, je partage quotidiennement avec vous mes bons plans trouvés au 4 coins du web.
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