Toute entreprise a l’obligation d’archiver ces documents qu’ils soient, comptables, juridiques ou sociales. En effet, tout document émis ou reçus par l’entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé durant une durée légale de conservation ; délai au cours duquel, il est possible pour l’administration peut entrepreneur des contrôles. Voici donc les principaux les délais légaux de conservation des documents commerciaux.
Qu’est ce qu’il en est en principe des durées légales de conservation spécifiques aux documents commerciaux ?
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Tout d’abord, les règles applicables en matière de durée légale de conservation des archives sont établies et fixées par la loi et selon la nature et le type de documents à archiver et pour lesquels l’administration peut mener des contrôles à postériori.
Bon à savoir : Voici une liste des principaux documents commerciaux à conserver selon leur durée légale spécifiques
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Plan de l'article
Documents commerciaux
| Contrats commerciaux | 5 ans | Article L. 110-4 du Code de commerce |
| Contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans | Article 2272 du Code civil |
| Correspondance commerciale (bons de commandes, bons de livraison, etc.) | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable |
Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce |
| Documents bancaires (relevés bancaires, talons de chèque, etc.) | 5 ans | Article L. 110-4 du Code de commerce |
| Documents établis pour le transport de marchandises | 5 ans | Article L. 110-4 du Code de commerce |
| Factures clients et/ou fournisseurs | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable |
Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce |
Documents et pièces comptables
| Livres et registres comptables | 10 ans à compter de la clôture du livre ou du registre |
Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce |
| Pièces justificatives (bons de commande, bons de livraison ou de réception, factures, etc.) | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable |
Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce |
Documents spécifiques aux sociétés commerciales
| Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice considéré |
Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce |
| Convocations, feuilles de présence et pouvoirs | 3 ans | Article L. 235-9 du Code de commerce |
| Ordres et registres de mouvements de titres | 5 ans | Article 2224 du Code civil |
| Rapports du gérant ou du conseil d’administration | 3 ans | Article L. 235-9 du Code de commerce |
| Rapports des commissaires aux comptes | 3 ans | Article L. 235-9 du Code de commerce |
| Registre des procès-verbaux d’assemblées et/ou de conseil d’administration | 5 ans à compter du dernier procès-verbal enregistré |
Article 2224 du Code civil |
| Statuts, annexes et pièces modificatives | 5 ans à compter de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés |
Article 2224 du Code civil |
Les sanctions
Bien qu’il n’existe pas de sanction pour la non-conservation des archives d’une entreprise, des peines peuvent tout de même être applicables selon les circonstances et la nature des cas concernés. Le défaut de conservation factures originales constaté par les agents de l’administration peut être peut donner lieu à une remise en cause des déductions sur la TVA.
Pour aller plus loin, voir l’article très complet de la société Arcalys, experte en archivage physique : Durée légale de conservation des documents d’entreprise
