Le logiciel de paie est un outil indispensable pour les entreprises qui décident de gérer elles-mêmes la paie de leurs salariés. Or, le choix n’est pas souvent facile étant donné qu’autant de logiciels existent aujourd’hui sur le marché. La question qui se pose est alors de savoir : comment le choisir ?
Plan de l'article
À quoi sert un logiciel de paie ?
Comme nous l’avons évoqué plus haut, l’utilisation d’un logiciel de paie est incontournable pour les entreprises qui assurent elles-mêmes la gestion de la paie de leurs salariés, autrement dit, pour celles qui n’ont pas recours à l’externalisation de ce service auprès d’un professionnel. Et même si la paie est externalisée par exemple auprès d’un expert comptable, ce dernier doit toujours se procurer d’un logiciel de paie. Dans ce cas de figure, l’entreprise n’a d’autres missions que de lui livrer les éléments nécessaires à l’établissement des bulletins de paie (absences, primes diverses, heures supplémentaires, etc.).
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Le logiciel de paie fait partie des éléments centraux permettant l’organisation administrative de l’entreprise. Il permet notamment d’automatiser certains travaux relatifs à la paie, et aussi d’organiser et de synthétiser certaines données sociales. L’utilisation et le bon paramétrage d’un tel outil permettent de gagner du temps et de rendre plus fiables les états crées puisque la marge d’erreur est réduite.
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Comment fonctionne un logiciel de paie ?
Le logiciel de paie permet de réaliser certaines taches importantes, telles que la création et la gestion des fiches salariés, l’établissement et l’édition des bulletins de paie des employés, la création d’autres documents importants (tels que la livre de paie, l’état des charges sociales et les attestations Assedic, les fiches individuelles des salariés, le certificat de travail, etc.). Il faut également passer par cet outil si l’on souhaite procéder au règlement des salaires et des charges sociales et aux déclarations de charges sociales mensuelles ou trimestrielles. Il permet également d’intégrer les écritures de paie dans la comptabilité. Voilà les fonctionnalités principales d’un logiciel de paie.
Comment choisir un logiciel de paie ?
Avant de le choisir, l’entreprise doit évaluer l’étendue de ses besoins : fonctionnalités qu’elle attend du logiciel, le volume de données à traiter, le nombre d’utilisateurs, etc. Elle doit également analyser le matériel et les logiciels qu’elle dispose déjà. Qui plus est, l’entreprise doit également faire le point sur sa capacité financière en évaluant son budget.
Une fois cette étape franchie, il faut ensuite procéder à la sélection du logiciel. Pour y parvenir, plusieurs points importants sont à prendre en compte. Cela commence par la vérification de la mise à jour du logiciel. Et pour cause, la paie est un domaine complexe et qui connait incessamment une nette évolution. La vérification de la mise à jour permet de s’assurer que le logiciel en question est en mesure de suivre l’évolution des règles sociales, notamment les changements des taux. Alors, avant de miser sur un produit, il faut s’assurer qu’une mise à jour automatique par téléchargement est disponible régulièrement.
Par ailleurs, le logiciel en question doit s’adapter à la situation de l’entreprise. Ainsi, il doit disposer de certains paramètres permettant de le personnaliser. À titre d’exemple, son interface doit être personnalisable et claire afin qu’il convienne aux habitudes de travail au sein de l’entité. Qui plus est, l’outil doit être facile d’utilisation et doit être équipé de modules d’aide intuitifs.
L’autre point à ne pas négliger lors du choix d’un logiciel de paie concerne les possibilités d’intégration des données dans la comptabilité. Il doit être en mesure d’établir automatiquement le journal des écritures de paie et de l’intégrer dans la comptabilité. Cette fonctionnalité permet de gagner du temps et de réduire le risque d’erreur. Par ailleurs, un logiciel de paie se choisit selon sa période d’essai. Il s’agit d’une période d’utilisation gratuite permettant aux chefs d’entreprise d’apprécier le produit. Le dernier critère concerne la protection des données. Au cas où le logiciel ne serait pas installé dans le matériel de l’entreprise, il faut que les données soient placées dans des stockages plus sécurisés. Cela permet notamment de protéger les données de l’entreprise. Enfin, pour avoir plus d’informations, vous pouvez consulter un comparatif logiciel de paie cela permet de comparer l’ensemble des offres.
Pour conclure, l’évaluation du logiciel de paie doit d’abord passer par l’analyse des besoins et du budget de l’entreprise.
