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Organiser un événement professionnel : les étapes pour le réussir

La planification d'un évènement professionnel

Selon les chiffres communiqués par l’UNIMEV, le marché de l’événementiel se porte bien, puisque le chiffre d’affaires global de la filière s’est établi à près de 64 milliards d’euros en 2016, avec près de 28 millions de visiteurs qui ont participé aux événements grand public ou professionnels. L’organisation d’un événement représente un excellent moyen pour réunir des professionnels afin d’échanger autour des sujets qui les intéressent et faire connaitre son entreprise. Toutefois, si vous ne réussissez pas l’organisation de votre événement, il aura sans aucun doute l’effet inverse et nuira à votre notoriété et image de marque. Voici quelques étapes à suivre pour faire de votre événement un succès.

Définir le public cible et imaginer le déroulement de l’événement

Dès que la décision d’organisation d’un événement professionnel est prise, il va falloir se poser les bonnes questions afin de définir l’objectif à atteindre, ainsi que le public cible : Souhaitez-vous promouvoir un nouveau produit ? Stimuler vos collaborateurs, ou bien les remercier pour leurs efforts ? Trouver de nouveaux partenaires ? Ou tout simplement accroître la notoriété de votre entreprise et promouvoir votre image de marque ? C’est une fois que vous aurez défini la cible et l’intérêt d’organiser un événement professionnel que vous pourrez commencer à l’organiser. N’hésitez pas à aller dans les détails et à imaginer le déroulement de votre événement d’entreprise : nombre de jours et de personnes à inviter, les partenariats et collaborations possibles, le lieu de l’événement… Il vous sera ainsi plus facile de créer un rétroplanning en se basant sur des éléments concrets.

Élaborer un planning détaillé des tâches à accomplir

planning

Il est indispensable d’élaborer un planning des différentes tâches à accomplir, en commençant par le premier jour de l’événement et en allant à rebours dans le temps. Cela permet de lister de manière exhaustive les étapes à suivre, de visualiser l’avancée de votre événement, ainsi que de se rendre compte des délais à respecter. Voici les actions à mettre en pratique afin de construire votre rétroplanning :

  • commencez par identifier chaque objectif et découpez le en sous-tâches à accomplir ;
  • placez les différentes tâches par ordre de réalisation et fixez les délais à respecter, mais qu’ils soient réalistes et pas trop serrés. Vous pouvez même prévoir des marges de sécurité afin de faire face aux mauvaises surprises ;
  • répartissez l’ensemble des tâches et définissez les responsabilités de chaque équipe et de chaque personne.

Il est également très utile d’intégrer la phase post événement et de désigner la personne qui sera chargée de gérer le rétroplanning et de vérifier que le travail attribué à chacun a été réalisé.

Définir le budget

Fixez-vous un budget cohérent et réaliste avec notamment l’aide d’une personne extérieure qui vous aidera à évaluer vos besoins, et organisez votre événement en fonction de ce dernier. Vous pouvez également trouver des partenaires pour sponsoriser l’événement ou récolter des dons. Pensez aussi à mettre de côté des fonds supplémentaires afin que vous puissiez faire face aux dépenses imprévues et n’oubliez pas de faire le tour de toutes les dépenses : frais de restauration, frais d’hébergement, coûts des animations, dépenses en communication et marketing, frais d’aménagement du site, frais de location des équipements audiovisuels, dépenses en logistique, frais administratifs, frais de sécurité, garanties afin de sécuriser l’événement, frais de rémunération des intervenants…

Choisir le lieu de l’événement

Le choix du lieu déterminera en grande partie le succès de votre événement. Il dépend non seulement du budget mais aussi de la cible et du message que vous souhaitez faire passer. Si l’événement a pour objectif de communiquer autour de la restructuration de l’entreprise, vous devez penser à la location d’un lieu sobre, de préférence à proximité de l’entreprise. Si, toutefois, l’événement est organisé pour promouvoir ou lancer un nouveau produit et trouver de nouveaux partenaires, vous devez opter pour la location d’une salle de conférence à Paris, voire s’offrir un magasin éphémère pour créer un véritable univers autour du nouveau produit. Pour ce faire, pensez à contacter une agence spécialisée en vente de fond de commerce, elle saura vous proposer le lieu idéal pour votre événement. Ce lieu doit également être facilement accessible. Evitez les lieux situés dans des régions reculées et nécessitant des heures de conduite et pensez à vérifier l’adéquation entre le nombre de visites prévues et la capacité d’accueil du lieu.

une salle où organiser un évènement

Prendre contact avec les intervenants

Décider des intervenants à faire intervenir doit être bien réfléchi. La réalisation de votre objectif et la réussite de votre événement en dépendent. Les intervenants doivent répondre parfaitement à votre besoin et à votre problématique, mais aussi aux attentes de votre cible, et permettre de vivre une rencontre avec vos clients et avec leurs vécus. Gardez également en tête que la notoriété des intervenants ne fait pas tout. Ces intervenants ne font pas toujours que l’événement soit exceptionnel. Prenez contact avec les intervenants qui vont créer de l’émotion et faire vivre à votre cible une expérience intellectuelle, mais surtout sensorielle.