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Les frais kilométriques et les indemnités kilométriques en entreprise : que faut-il savoir

Les frais kilométriques font référence aux dépenses effectuées par les travailleurs d’une entreprise dans le cadre de l’utilisation de leurs véhicules à des fins professionnelles. Ces frais consentis sont généralement comptabilisés, puis remboursés. Les fonds versés en contrepartie sont appelés des indemnités kilométriques. Bien évidemment, l’indemnisation des frais kilométriques est entièrement encadrée par une multitude de textes légaux de l’administration fiscale.

Les frais kilométriques : le résumé

Le frais kilométrique est une dépense nécessaire dans les entreprises qui ne disposent pas de matériels roulants ou qui n’en ont pas assez. Ce frais est induit lorsque les employeurs autorisent leurs employés à utiliser leurs véhicules (voitures, scooters, motos, etc.) personnels pour accomplir leurs missions professionnelles. Il s’agit notamment des déplacements pour rendez-vous d’affaires avec des partenaires ou pour se rendre à une conférence qui a lieu à une certaine distance du lieu de travail.

Concrètement, le calcul des frais kilométriques ne concerne pas du tout les véhicules professionnels immatriculés au nom de l’entreprise. Il en est de même des déplacements effectués entre le domicile du salarié, propriétaire du véhicule et son lieu de travail. Toutefois, cela peut être pris en compte lorsqu’un dirigeant d’entreprise a le plein droit d’être pourvu en véhicule.

Les indemnités kilométriques : des frais kilométriques remboursés sous conditions

En règle générale, l’entreprise dont les employés utilisent leurs véhicules pour les besoins du travail, déduit les frais kilométriques de son résultat imposable. Bien entendu, l’indemnité remboursée doit répondre aux principes comptables et correspondre aux intérêts de l’entreprise. En clair, cela signifie que les dépenses de déplacement réalisées dans le cadre d’une activité qui n’apporte aucune plus-value à l’entreprise ne sont pas remboursables.

Sur une base mensuelle, les postes de dépenses remboursés sont en l’occurrence les coûts de carburant, l’achat de nouveaux pneus (cas d’une utilisation régulière) et les frais de nettoyage du véhicule. Par ailleurs, les questions liées à l’entretien, à l’usure du véhicule (toutes les pièces) et à l’assurance annuelle sont également pris en compte pour calculer les frais kilométriques.

Depuis toujours, le calcul des frais kilométriques est dévolu au comptable de l’entreprise qui peut y passer des heures, voire ds journées entières. Tout dépend du nombre de salariés qui utilisent leurs véhicules personnels pour des tâches professionnelles. Grâce au logiciel de gestion de notes de frais N2F, votre comptable pourrait ne plus avoir aucune difficulté à calculer les frais et les indemnités kilométriques et à appliquer les justes déductions.

En effet, le paramétrage est établi en tenant compte du barème kilométrique rendu disponible chaque année par l’administration fiscale. Si les frais indemnisés sont, par exemple, inférieurs ou égaux à 200 euros, ils ne seront pas imposés par le fisc. Au-delà, des abattements seront appliqués. Le barème kilométrique est applicable à tous les types de transports.

Il revient aux employés de fournir au service comptable des notes de frais kilométriques bien renseignées. Ils doivent comporter le nombre de kilomètres  parcourus, la date du déplacement et le lieu où vous vous êtes rendu. Vous devez surtout veiller à ce que la note de frais kilométriques porte votre nom.

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